ICS 03.100.01 CCS A 14 3401 安徽省合肥市 地方标准 DB3401/T 280—2022 公共资源交易电子档案管理规范 Specification on electronic records management of public resource s trading 2022 - 11 - 03发布 2022 - 11 - 03实施 合肥市市场监督管理局 发布 DB3401/T 280 —2022 I 前言 本文件按照 GB/T 1.1 —2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由合肥市公共资源交易监督管理局提出并归口。 本文件起草单位： 安徽合肥公共资源交易中心、安徽省质量和标准化研究院。 本文件主要起草人： 申德龙、 胡浠冰、侯晓丽、阚卫海、祝小艳、张靖、樊润、吴倩。 DB3401/T 280 —2022 1 公共资源交易电子档案管理规范 1 范围 本文件确立了公共资源交易电子档案管理的基本要求，并规定了在公共资源交易活动中产生的，具 有保存价值的电子文件的收集、整理、归档与电子档案的存储、备份、使用以及销毁的要求。 本文件适用于公共资源交易活动中产生的电子档案的管理。 2 规范性引用文件 本文件没有规范性引用文件。 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 公共资源交易平台 public resource trading platform 执行统一的制度和标准，具备开放共享的公共资源交易电子服务系统和规范透明的运行机制，为市 场主体、社会公众、行政监督管理部门等提供公共资源交易综合服务的体系。 注： 在不引起混淆的情况下，本文件中的“公共资源交易平台”简称“交易平台”。 3.2 电子文件 electronic document 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办 理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。 [来源：GB/T 18894 -2016，3.1] 3.3 元数据 metadata 描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。 [来源：GB/T 18894 -2016，3.3] 3.4 电子档案 electronic records 在公共资源交易活动中产生的以项目标段（包）为单位，按照一定的顺序编排，内容完整、数据准 确、能反映公共资源交易 真实情况，具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。 3.5 电子档案管理系统 electronic records management system 用于电子文件的收集、整理与电子档案的接收、存储、备份、利用、鉴定和安全管理的信息系统。 4 基本要求 应遵循统一要求、全程管理、标准规范、便于利用和安全保密的基本原则。 4.1 DB3401/T 280 —2022 2 应对电子档案实施集中管理，确保电子档案的真实性、完整性和安全性，不应伪造、变造、隐匿4.2 或者销毁。 应建立健全管理制度，明确电子文件归档和电子档案管理相关部门及人员的职责与分工。 4.3 应基于安全的网 络和离线存储介质实施电子文件的归档和电子档案管理。 4.4 5 电子文件的收集与整理 应收集电子文件与元数据，保持电子文件内容信息与其形成时一致。 5.1 应完整、齐全地收集同一项目形成的全部电子文件，保持同一项目电子文件的成套性。 5.2 应遵循公共资源交易项目电子文件的形成规律，保持项目之间电子文件的有机联系。 5.3 交易项目电子档案实行目录管理，应根据“一标一档”原则，以“项目标段（包）”为单位，按5.4 照电子文件归档材料目录对电子文件进行收集、整理。电子文件归档材料目录见附录 A。 6 电子文件的归档 进入交易平台交易的工程建设、政府采购、产权 交易等纳入公共资源交易目录交易项目的相关电 6.1 子文件、元数据均应归档。 应归档电子文件包括但不限于：工程建设、政府采购、产权交易、土地矿业权等公共资源交易项6.2 目实施主体或其代理机构在办理项目登记时应提交的材料，交易服务过程中产生的交易公告、要约邀请 文件及其技术资料、评标（评审）报告、成交公示（公告）、竞得通知书、成交合同以及有关变更信息 等反映公共资源交易活动全过程的资料。 应归档元数据包括但不限于：立档单位名称、档案门类代码、类别代码、项目名称、项目编号、6.3 年度、保管期限、页数、文件题名、文件编号、日期、计算机文件名等。 应归档但未在电子交易系统中留存的文件，应及时扫描，并上传归档。 6.4 应明文归档电子文件，专用软件产生的电子文件及其他通用型电子文件应转换为 PDF电子文件。 6.5 应对提交的归档申请电子文件的规范性、完整性进行检查，符合要求的，予以接受归档，不符合6.6 要求的，应退回归档申请。 应采取在线归档或离线归档方式， 在合同备案后 30天内通过电子档案管理系统完成电子文件的归 6.7 档。 7 电子档案 的存储 应为电子档案及其元数据的存储配备符合规定的计算机机房、硬件设备、电子档案管理系统和网7.1 络设施。 应建立独立的长期保存电子档案的离线存储库，离线存储的电子档案应与在线利用的电子档案物7.2 理分开。 应对接收的项目电子档案进行编号、设置保存期限、推送入库。 7.3 电子档案的保存期限分为永久、定期两种，工程类项目应永久保存，采购类及其他交易项目保存7.4 期限30年。同一项目电子档案的保管期限应相同。 保存电子档案存储载体，应符合下列规定： 7.5 a) 电子档案磁性存储媒体宜放入防磁柜中保存； b) 单片、单个存储媒体应装在盘、盒等包装中，包装应清洁无尘，并竖立存放，且避免挤压； DB3401/T 28 0—2022 3 c) 环境温度应保持在 14℃～24℃之间，昼夜温差不超过± 2℃，相对湿度应保持在 35％～45％ 之间，相对湿度昼夜温差不超过± 5％； d) 存储媒体应与有害气体隔离； e) 存放地点应做到防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防光和防震动。 8 电子档案的备份 每一个月对电子档案进行备份。 8.1 电子档案管理系统应建立异地容灾备份体系。 8.2 对离线存储的电子档案，宜根据存储载体的寿命，定期转存电子档案，转存时应进行登记。 8.3 应对电子档案数据库每年进行一次抽 样检验，抽样率应不低于 20%，发现问题应及时采取恢复措 8.4 施。 应每年安排备份数据恢复演练不少于一次。 8.5 9 电子档案的使用 应明确电子档案工作人员，配备专用设备，公开使用须知和流程，审核使用者相关信息，并按要9.1 求提供相应服务。 查阅电子档案的应办理查阅手续，经批准后方可查阅，阅读档案应在规定地点和电子档案管理人9.2 员在场的情况下进行。 公安机关、法院、检察院、纪检监察、审计部门或行业监管部门等需要复制电子档案的应办理手9.3 续，电子档案管理部门进行登记。 出具电子档案证明时应加盖档案证明电子专用章。 9.4 10 电子档案的销毁 达到或超过存档期限的档案应登记造册，报同级公共资源交易监管部门批准后登记销毁。 10.1 应从存储设备及异地容灾备份系统中彻底删除应销毁的电子档案， 电子档案管理系统应在管理过10.2 程元数据、日志中自动记录鉴定、销毁活动，并将被销毁电子档案的元数据移入销毁数据库。 销毁电子档案的离线存储介质时应对其实施破坏性销毁，实施销毁前，应对存储介质中的其他电10.3 子档案进行离线存储介质的迁移。 DB3401/T 280 —2022 4 A A 附录 A （资料性） 电子文件归档材料目录 电子文件归档材料目录见表 A.1～表A.3。 表A.1 工程建设类项目电子文件归档材料目录 序号 类型 资料名称 份数 归档情况 审核情况 备注 1 清单 移交资料清单 2 受理资料 委托代理协议 3 进场交易协议 4 申报项目的资金落实证明或相关证明 5 其他资料 6 招标资料 资格预审文件及预审报告 7 资格后审文件、招标文件 8 招标公告 9 澄清/变更公告 10 工程量清单及控制价 11 造价审核相关资料 12 其他资料 13 开评标资料 专家抽取申请表 14 评标报告 15 评委详细评分表 16 投标文件（ 所有投标单位 ） 17 其他资料 18 中标资料 中标公告（中标候选人公示及中标结果公示） 19 中标通知书 20 进场交易见证书 21 合同及履约 22 其他资料 注： 归档情况一栏中， "√"表示"有"，"×"表示"无"。